Voldoe jij als bestuurder aan je wettelijke verplichtingen?

Drs. Maarten den Ouden RA, bedrijfseconoom, controle-expert en tevens auteur van De Kascommissiegids deelt een aantal keer per jaar zijn kennis en expertise. Het onderwerp van deze maand: Fraude in de vereniging.

 

Binnen zes maanden na het sluiten van het boekjaar, moet de jaarrekening van je stichting of vereniging (incl. balans, exploitatierekening en toelichting daarbij) vastgesteld zijn. Dat schrijft de wet voor. Dat is echter niet alles. Weet jij als bestuurder welke verplichtingen je nog meer hebt? En waar teken je eigenlijk voor als je je handtekening op de jaarrekening zet? Wij leggen het je uit.

 

De wet schrijft voor dat de jaarrekening (balans, exploitatierekening en toelichting daarbij) van elke vereniging of stichting uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar vastgesteld moet zijn. Omdat het boekjaar van bijna alle stichtingen en verenigingen van 1 januari tot en met 31 december loopt, betekent dit meestal dat de jaarrekening op 1 juli klaar moet zijn.

 

Maar daarmee heb je als bestuurder vaak nog niet voldaan aan alle verplichtingen.

 

Wist je bijvoorbeeld dat elke verenigingsbestuurder de jaarrekening moet ondertekenen? Dit staat in artikel 48 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, maar het is een bepaling die vaak vergeten wordt. Sterker nog, als één van de bestuurders niet in staat is om de jaarrekening te ondertekenen, moet dat apart vermeld worden ‘onder opgave van redenen’. Hieruit blijkt dat de verantwoordelijkheid van de jaarrekening zeker niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur.

 

Voor stichtingen ligt dit net even anders. Voor een stichting is het niet noodzakelijk dat elke bestuurder de jaarrekening ondertekent, maar let wel op: de verantwoordelijkheid voor de jaarrekening blijft voor het gehele bestuur. Dus niet alleen voor de penningmeester. We kunnen ons voorstellen dat je daarom graag wilt vaststellen of zo’n jaarrekening dan ook correct is. Maar hoe doe je dat?

 

Allereerst zal élk bestuurslid basiskennis moeten hebben van de wettelijke eisen die aan de jaarrekening worden gesteld en moeten begrijpen hoe een balans en een exploitatierekening in elkaar zitten. Vervolgens zal het bestuur een manier moeten vinden om de door de penningmeester vervaardigde (concept)jaarrekening te controleren.

 

Eén van de mogelijkheden om zekerheid te krijgen over de correctheid van de jaarrekening is het instellen van een kascommissie. Bij verenigingen is een kascommissie vaak verplicht, maar ook een stichtingsbestuur is vrij om een kascommissie in te stellen. Zo’n kascommissie moet natuurlijk wel kundig zijn en serieus te werk gaan. Voor kascommissies is er een handige gids te verkrijgen, de Kascommissiegids, waarin duidelijk wordt uitgelegd wat de wet precies voorschrijft en hoe de belangrijke jaarlijkse controle kan worden aangepakt.

 

In het najaar organiseert Supportpunt enkele workshops voor leden van kascommissies en voor bestuursleden over dit onderwerp. Bij voldoende belangstelling wordt ook een avond voor bestuursleden georganiseerd waarin belangrijke principes van de jaarrekening aan de orde komen. Hierover ontvang je later meer info via onze nieuwsbrief.

 

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op en vraag naar Arjen Buit.